По своей правовой природе и сути деятельности ассоциация предполагает объединение значительного количества участников.
В отличие от многих коммерческих организаций, где количество участников зачастую ограничивается несколькими лицами, ассоциации/союзы создаются для объединения большого числа членов, связанных общими профессиональными или иными интересами.
На практике это означает, что состав членов ассоциации включает десятки, сотни и даже тысячи участников, находящихся, как правило, в различных регионах России и за ее пределами.
Организация «традиционного» (все собираются в одном зале) собрания членов ассоциации в таких условиях становится серьезной задачей.
Даже если имеется собственное помещение для проведения общего собрания ассоциации, наличие площадки само по себе не решает проблему обеспечения участия всех членов.
Необходимо обеспечить:
- Физическое прибытие участников к месту проведения собрания.
- Организацию регистрации членов и проверки полномочий представителей.
- Подготовку помещения.
- Организацию технического обеспечения.
- Работу сотрудников ассоциации и привлеченных специалистов.
- Подготовку материалов собрания.
- Кофе-брейк и бытовые условия для участников.
На практике руководители ассоциаций, которые уже проводили общие собрания, хорошо понимают этот масштаб.
Но помимо организационных вопросов не стоит забывать и денежные затраты:
- Транспортные расходы участников.
- Затраты на проживание представителей региональных членов.
- Расходы сотрудников ассоциации, юристов и иных специалистов, которые помогают с подготовкой и проведением собрания.
И прибавьте еще к этому существующие ограничения в топливе, перебои в работе транспорта и т.п. Еще важно отметить, что если в период пандемии коронавируса на законодательном уровне было разрешено НКО проводить собрания в заочной форме по всем вопросам повестки дня (включая вопросы исключительной компетенции), то сейчас таких послаблений нет.
В результате проведение одного общего собрания превращается в сложный процесс, требующий значительных временных и финансовых ресурсов.
Здесь же электронная форма проведения собраний союза становится эффективным инструментом решения этих задач.
Что такое электронное собрание?
Электронное собрание — это полноценная юридически значимая процедура проведения общего собрания членов организации с использованием электронных и иных технических средств, обеспечивающих возможность идентификации участников, их участия и обсуждения вопросов повестки дня (при очном собрании), голосования и оформления результатов в электронной форме.
В отличие от обычного онлайн-опроса в мессенджерах (WhatsApp, Telegram) или сервисах видеоконференций (Zoom, Yandex.Telemost), которые не имеют юридической силы, электронное собрание сохраняет все ключевые элементы традиционного общего собрания ассоциации.
В то время как профильные законы для отдельных видов юридических лиц, например, ООО, АО, СНТ содержат положения о дистанционных собраниях, законодательство об НКО не регулирует порядок проведения электронных общих собраний членов ассоциаций и союзов.
Федеральный закон от 12.01.1996 № 7-ФЗ «О некоммерческих организациях», регулирующий в т.ч. деятельность ассоциаций и союзов, устанавливает общие требования к управлению некоммерческими организациями, однако не содержит регулирование проведения собраний членов ассоциаций в электронной форме.
Вместе с тем Федеральный закон от 01.12.2007 № 315-ФЗ «О саморегулируемых организациях» лишь декларирует, что при проведении общего собрания членов саморегулируемой организации могут использоваться информационные и коммуникационные технологии, позволяющие обеспечить возможность дистанционного участия в общем собрании членов саморегулируемой организации и обсуждения вопросов повестки дня, в том числе принятия решений по вопросам, поставленным на голосование, включая вопросы исключительной компетенции общего собрания членов саморегулируемой организации, без присутствия в месте проведения общего собрания членов саморегулируемой организации.
Однако отсутствие специального регулирования не означает невозможность проведения собраний в дистанционном формате.
Основной нормой для проведения электронных собраний является статья 181.2 Гражданского кодекса Российской Федерации, которая закрепляет возможность проведения дистанционных собраний участников гражданско-правовых сообществ с использованием электронных либо иных технических средств и определяет условия их проведения.
Так, обязательными условиями проведения юридически значимого электронного собрания являются:
- Возможность достоверного установления личности.
- Возможность участия участников в обсуждении вопросов повестки дня.
- Возможность голосования по вопросам повестки дня.
Именно поэтому при выборе сервиса для проведения электронных собраний важно ориентироваться не только на удобство интерфейса или стоимость, а прежде всего на соответствие той или иной платформы требованиям законодательства. Профессиональная платформа должна обеспечивать надежную идентификацию участников, соблюдение установленной процедуры проведения собрания, подтверждение результатов голосования и формирование юридически значимых документов. Только в этом случае принятые решения будут обладать юридической силой.
Нужно ли менять устав ассоциации/союза для проведения электронных собраний?
Это один из наиболее распространенных вопросов, встречающихся в нашей практике, поскольку многие ассоциации создавались еще до появления законодательного регулирования электронных собраний и их уставы предусматривают только традиционный порядок проведения общих собраний.
Поскольку ни Федеральный закон от 12.01.1996 № 7-ФЗ «О некоммерческих организациях», ни Федеральный закон от 01.12.2007 № 315-ФЗ «О саморегулируемых организациях» не содержат положений, обязывающих вносить соответствующие изменения, можно с уверенностью сказать — «Нет», вы можете провести общее собрание членов ассоциации или союза в электронной форме, даже если соответствующие положения отсутствуют в уставе вашей организации.
Соответствующая позиция о возможности проведения электронных собраний независимо от наличия специальных положений в уставе была подтверждена и Минюстом в письме от 02 февраля 2021 г. № 08-9883/21. В своих разъяснениях Минюст указал, что для проведения собрания высшего органа некоммерческой организации в очной форме независимо от соответствующих положений в уставе допустимо использование информационно-телекоммуникационных технологий, в том числе видеоконференцсвязи, в случае если будет обеспечено участие членов организации в проведении такого собрания, соблюдение всех квалифицирующих признаков и правил проведения данной формы собрания, в том числе возможности определения волеизъявления лиц, участвующих удаленно, а также ведения подсчета голосов (пункты 3 и 4 статьи 181.2 ГК РФ).
Общее собрание ассоциации в заочной форме
Важно отметить, что закон допускает проведение общих собраний ассоциаций в заочной форме. Однако здесь есть два важных нюанса.
1. Возможность проведения заочного собрания должна быть предусмотрена уставом
При этом недостаточно просто закрепить в уставе возможность проведения собрания в заочной форме. Необходимо прописать порядок проведения такого собрания.
Так, согласно ст. 29 ФЗ «Об НКО» устав должен предусматривать:
- Обязательное сообщение всем учредителям (участникам, членам) некоммерческой организации или членам коллегиального высшего органа управления предлагаемой повестки дня.
- Возможность ознакомления до начала голосования со всей необходимой информацией и материалами.
- Возможность внесения предложений о включении в повестку дня дополнительных вопросов.
- Обязательное сообщение до начала голосования измененной повестки дня.
- Срок окончания процедуры голосования.
2. В заочной форме нельзя принимать решения по вопросам исключительной компетенции
К вопросам исключительной компетенции общего собрания ассоциации относятся:
- Определение приоритетных направлений деятельности некоммерческой организации, принципов формирования и использования ее имущества.
- Изменение устава некоммерческой организации.
- Определение порядка приема в состав учредителей (участников, членов) некоммерческой организации и исключения из состава ее учредителей (участников, членов).
- Образование органов управления и досрочное прекращение их полномочий.
- Утверждение годового отчета и бухгалтерской (финансовой) отчетности, если уставом это не отнесено к компетенции иных коллегиальных органов.
- Принятие решений о создании других юридических лиц, об участии в других юридических лицах, о создании филиалов и об открытии представительств.
- Принятие решений о реорганизации и ликвидации.
- Утверждение аудиторской организации или индивидуального аудитора.
Несмотря на все преимущества заочной формы собрания — отсутствие необходимости подстраивать графики десятков или даже сотен членов ассоциации, искать подходящую дату проведения, а также возможность проголосовать в любое удобное время в пределах установленного периода голосования, — ее применение существенно ограничено законом. Проведение заочного голосования требует предварительного закрепления соответствующего порядка в уставе, а наиболее важные вопросы, отнесенные к исключительной компетенции общего собрания, вообще не могут быть решены заочно.
Вместо заключения
На сегодняшний день на разработанных нашей командой платформах D-Meet и «Коннектор» совокупно проведено около 14 000 юридически значимых собраний. Среди постоянных пользователей наших решений — саморегулируемые организации, для которых проведение общих собраний членов является неотъемлемой частью деятельности.
Накопленный опыт показывает, что документы, сформированные платформой, без проблем принимаются Министерством юстиции Российской Федерации при осуществлении регистрационных действий и другими государственными органами, в т.ч. судами и налоговыми инспекциями.
Поэтому практика использования D-Meet позволяет с уверенностью сделать вывод о том, что платформа обеспечивает проведение общих собраний ассоциаций в полном соответствии с требованиями законодательства, в т.ч. благодаря:
- Внедренной системе идентификации участников.
- Электронному голосованию с подтверждением волеизъявления ПЭП или УКЭП.
- Автоматическому определению кворума, подсчету результатов голосования и формированию итогового протокола.
С другими возможностями и преимуществами платформы вы можете ознакомиться по ссылке: «Почему выбирают D-Meet» (PDF).
Собрание правления — бесплатно
Мы прекрасно понимаем, что внедрение новых цифровых технологий всегда вызывает вопросы. Важно убедиться, что электронные собрания действительно удобны, а функционал прост и понятен.
Для новых клиентов у нас действует специальная акция «Тест-драйв для Правления» — первое электронное заседание Правления, Совета или иного коллегиального органа управления Ассоциации мы проведем бесплатно.
Это позволит вам увидеть работу платформы в реальных условиях и оценить ее удобство для членов.
Наши специалисты помогут подготовить собрание, настроить голосование и ответят на возникающие технические вопросы. А юридическая служба всегда готова проконсультировать вас по любым вопросам, связанным с проведением дистанционных собраний на нашей платформе.
В случае оспаривания собраний со стороны недовольных участников мы бесплатно окажем юридическую помощь в вопросах подготовки квалифицированного отзыва, при необходимости вступим в дело в качестве третьего лица. Оставить заявку можно через форму обратной связи на сайте D-Meet.