Советы
Аккуратнее с персональными данными
Никогда не указывайте в протоколе собрания персональные данные участников. Перед тем как подписать, пожалуйста, проверьте журнал участников и протокол собрания на наличие персональных данных участников.
Не забывайте уведомлять участников о собрании
Уведомляйте о проведении дистанционного собрания всех участников собрания! Максимально используйте все возможности, чтобы собрать кворум собрания (ТГ, e-mail, Почта России, и т.д.)
Закрывайте приём заявок заранее, а не впритык
Все заявки нужно успеть рассмотреть до начала собрания. Для собраний до 500 участников закрывайте приём минимум за 2 часа до начала, свыше 500 человек — минимум за 24. Даже опытные организаторы успевают проверить и одобрить в среднем до 100 заявок за 1,5 часа, поэтому оставляйте себе достаточный запас времени.
Если нет кворума дистанционного собрания
Если в собрании отсутствует кворум, рекомендуем подписать протокол после начала самого собрания, чтобы не возникали вопросы, почему протокол подписан раньше времени начала самого собрания.
Прием бюллетеней в заочных собраниях
При проведении заочных собраний не забывайте указывать большой период приема бюллетеней (несколько дней). Иначе права участников собрания могут быть нарушены.
Проверяйте протокол перед подписанием
До подписания протокол можно скачать, отредактировать и загрузить исправленную версию. После подписания он станет доступен участникам, а собрание перейдёт в статус «Завершено».
Журнал участников онлайн собрания
Подпишите журнал участников не позже 30 минут после начала собрания. Без этого система не определит кворум, а собрание автоматически завершится как несостоявшееся по причине неявки организатора. Если не успеваете подписать журнал, как можно скорее обратитесь в службу технической поддержки — мы постараемся помочь.
Список участников загружайте шаблоном, а не вручную
При десятках и сотнях участников это экономит часы и снижает риск опечаток в ФИО/ИНН.
Не публикуйте дистанционное собрание без вопросов
Не забывайте добавить вопросы повестки дня в своё собрание. Для каждого вопроса на платформе D-meet доступны гибкие настройки — можно быстро задать нужную форму бюллетеня и варианты ответов под конкретную ситуацию.
Формулируйте вопрос повестки как готовое решение
Текст вопроса напрямую попадает и в бюллетень для голосования, и в протокол собрания. Пишите его сразу в форме решения — например, «Утвердить...», «Разрешить...», «Избрать...» — а не как открытый вопрос.
Заранее убедитесь, что микрофон и камера работают
Не откладывайте проверку техники на момент присоединения к собранию — если что-то не работает, можно упустить возможность участвовать в обсуждении и голосовании в реальном времени.
Голосуете по нескольким доверенностям? Подайте заявку на каждого
Если вы голосуете за нескольких участников — например, по доверенности от разных собственников — подайте отдельную заявку на каждого, иначе проголосовать за всех не получится.