Дистанционные собрания ООО

В июне 2021 года ГК РФ был дополнен статьей 181.2, узаконившей проведение собраний участников юридических лиц и, в более общем плане всех членов гражданско-правовых сообществ, в дистанционном формате с помощью электронных и иных технических средств.

Были зафиксированы три основные формы проведения электронных собраний ООО:

1. Заседание, т.е. совместное очное присутствие членов, обеспечиваемое через модуль видеоконференцсвязи (ВКС).
2. Заочное голосование, то есть отправка заполненных членами электронных форм бюллетеней в течение установленного организатором периода времени.
3. Очно-заочное голосование, представляющее собой совмещение обоих указанных форм, при котором первая часть собрания проводится в одной форме, а вторая – в другой. Общие результаты голосования определяются по совокупности результатов голосования обоих частей собрания.

Несмотря на то, что указанные изменения законодательства имели место еще в 2021 году, тем не менее, широкого распространения электронная форма собраний для подавляющего большинства видов юридических лиц пока не получила, хотя в отдельных, узко специализированных сегментах, например в сфере банкротств, соответствующие площадки для проведения электронных собраний кредиторов довольно быстро набрали популярность.

Вместе с тем по мере регламентации процедур электронного голосования для конкретных видов юридических лиц в профильных законах стоит ожидать гораздо более активного применения дистанционного формата проведения собраний.

В частности, в августе 2024 года в ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» (как и в закон «Об АО»), в развитие вышеупомянутых общих норм ГК РФ, были внесены изменения, детально регламентировавшие требования к процедуре проведения дистанционных собраний участников ООО. Изменения вступили в силу с 1 марта 2025 года, за исключением требований к идентификации участников собраний, вступающих в силу с 1 сентября 2027 года.

Требования к электронным собраниям участников ООО

Очные дистанционные собрания

В соответствии со ст. 37.1 ФЗ «Об ООО» к очным дистанционным собраниям (заседаниям) предъявляются следующие требования:

• Использование способов, позволяющих достоверно устанавливать личности участников собрания, обеспечивать им возможность обсуждения вопросов повестки дня и голосования.
• Возможность физического присутствия участников в месте проведения собрания, если только в уставе прямо не предусмотрена возможность проведения дистанционного собрания без определения места его проведения.
• Возможность заблаговременного ознакомления с материалами собрания на сайте Интернет-сервиса, где будет проводиться электронное собрание.
• Наличие видео и аудиотрансляции собрания в режиме реального времени с доступом всех участников к ней.
• Возможность заполнения и направления бюллетеней в электронной форме в ходе проведения собрания.

Заочные собрания

Требования к проведению дистанционных собраний ООО путем заочного голосования установлены ст. 38 ФЗ «Об ООО» и включают:

• Доступность электронных форм бюллетеней для заполнения и направления в общество с даты уведомления о проведении заочного голосования и до даты окончания приема бюллетеней.
• Процедура заочного голосования должна быть определена отдельным внутренним документом, предусматривающим обязательность сообщения повестки дня, возможность ознакомления с информацией и материалами до начала голосования, порядок внесения в повестку дня дополнительных вопросов и т.п.
• Решение по вопросам об утверждении годового бухгалтерского отчета и отчетности может быть принято только при условии совмещения заочного голосования с заседанием участников (очно-заочная форма собрания).

Очно-заочные собрания

Особенностям очно-заочных электронных собраний ООО посвящена ст. 38.1 ФЗ «Об ООО», в соответствии с которой:

• Уставом могут быть предусмотрены случаи, когда использование очно-заочной формы собрания является безальтернативным вариантом принятия решения по определенным вопросам. При этом прием бюллетеней заочной части собрания должен заканчиваться не позднее, чем за 2 дня до начала очной части, что автоматически определяет единственную верную последовательность для очно-заочных собраний ООО – сначала заочное голосование и только потом очная часть.
• Уведомление о проведении очной части (заседания) автоматически считается и уведомлением о проведении заочной части, то есть с точки зрения практического применения необходимо в одном сообщении сразу описывать порядок проведения обеих частей собрания.
• Участники собрания, проголосовавшие в заочной части, имеют право присутствия в очной части собрания без возможности голосовать по повестке дня.

В остальных вопросах порядок проведения дистанционных очно-заочных собраний ООО регулируется соответствующими требованиями к заседаниям (для очной части) и заочным голосованием (для заочной части).

Вопросы идентификации участников собраний ООО

Вышеупомянутая ст. 181.2 ГК РФ в качестве базового требования к возможности проведения дистанционных собраний устанавливает обязательное наличие способов достоверной идентификации участников собрания, при этом не конкретизируя сами способы и, очевидно, оставляя этот вопрос на откуп профильному законодательству, касающемуся конкретных видов собраний.

Изменения закона «Об ООО» от августа 2024 года детализировали, как именно должна обеспечиваться достоверность идентификации участников собрания обществ с ограниченной ответственностью.

Базовое требование – наличие ключа усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП), в том числе УКЭП юридического лица, если его представитель участвует в собрании по доверенности.

Одновременно с этим, достоверная идентификация участника собрания, если это предусмотрено уставом или внутренним документом ООО, принятым на собрании его участников, может обеспечиваться и иными способами:

• Усиленной неквалифицированной электронной подписью (УНЭП), выпущенной одним из аккредитованных удостоверяющих центров (для представителей юр. лиц, действующих по доверенности – только УКЭП).
• Идентификацией с использованием государственной Единой системы идентификации и аутентификации (ЕСИА).

Вместе с тем, необходимо отметить, что вышеуказанные способы достоверной идентификации участников собраний ООО на настоящий момент не являются безальтернативными, поскольку соответствующие изменения закона «Об ООО» (пункты 12–14 ст. 37) вступают в силу только с 1 сентября 2027 года.

Кроме того, есть и иные моменты, которые ограничивают возможности использования указанных способов идентификации на практике. В частности, наличие персональной УНЭП или УКЭП еще весьма далеко от того, чтобы стать распространенной практикой среди российских физических лиц. Кто-то не хочет тратить время и деньги на поход за электронной подписью в удостоверяющий центр, кто-то находится за границей и просто даже не имеет такой возможности и т.п.

Подавляющее большинство пользователей весьма настороженно относятся и к авторизации на сторонних сервисах через Госуслуги, хотя никаких объективных причин для опасений нет, весь процесс происходит через защищенный шлюз. Кроме того, авторизация на площадке через Госуслуги дает достаточную степень идентификации и аутентификации пользователя, однако ставит вопрос о подтверждении его волеизъявления при голосовании по вопросам повестки дня.

Авторизация на площадке через Госуслуги, с точки зрения подтверждения волеизъявления, подразумевает собой, что при голосовании пользователь находится в контуре такой авторизации и, соответственно, простое заполнение чек-боксов в бюллетенях для голосования приравнивается к использованию простой электронной подписи. Однако, как на практике в спорных ситуациях подтверждать, что пользователь проголосовал именно так, как указано в бюллетене?

В ситуации, когда голосование подтверждается смс-кодом, пользователь проставляет чек-бокс, получает смс-код и подписывает бюллетень. Эти действия четко связаны и подтверждаются электронной формой бюллетеня со штампом подписи, в котором фиксируются ФИО участника, дата и время голосования, мобильный телефон, использованный для получения смс-кода. Проставление чек-боксов без дополнительного подтверждения смс-кодом в контуре авторизации Госуслуг не дает такой удобной и наглядной возможности связать действия участника в одну цепочку. При возникновении спорной ситуации, скорее всего, организатору или участнику собрания придется обращаться к электронной площадке для отслеживания голосования пользователя через механизм логирования и подтверждения этого какой-то отдельной справкой.

Учитывая вышеизложенное, до вступления в силу указанных изменений в закон «Об ООО» вопрос использования иных способов идентификации участников собрания остается весьма актуальным.

Оценивая возможности использования иных вариантов идентификации пользователей, необходимо учитывать, что выбираемый способ достоверного установления личности участников должен обеспечить:

• Идентификацию участника, т.е. подтвердить действительность личности регистрируемого на основе сообщаемых им уникальных регистрационных данных (паспортные данные, ИНН, СНИЛС и т.п.).
• Аутентификацию участника, т.е. подтвердить, что действия по регистрации совершаются именно этим лицом, а не кем-то за него.

Вопрос идентификации решается путем представления участником собрания скан-копии паспортных данных и их последующей проверке на действительность с использованием открытых государственных сервисов.

Вопрос аутентификации может быть решен через механизм простой электронной подписи, например, путем использования смс-кодов, приходящих на мобильный телефон пользователя. При этом необходимость связки конкретного физического лица с определенным номером мобильного телефона осуществляется через делегирование аутентификации третьим лицам, которые в силу требований закона обязаны проводить физическое установление личности клиентов, обращающихся за их услугами. Аутентификационные сервисы банковских учреждений и мобильных операторов связи (Сбер ID, T-ID, Мобильный ID и т.п.), полагаем, вполне подходят на роль такой «доверенной третьей стороны» (термин заимствован из ГОСТ Р 5833-2020).

При этом необходимо иметь в виду, что на практике зона ответственности за идентификацию и аутентификацию пользователей в определенной степени разделяется между электронной площадкой и организатором собрания.

Идентификация пользователя для участия в собрании должна не только подтверждать действительность личности на основе представленных документов, но и подтверждать полномочия пользователя на участие в собрании конкретного юридического лица. На практике именно организатор собрания может проверить полномочия участника собрания, поскольку только он обладает необходимыми регистрационными данными пользователей (например, паспортными данными), и только он может надлежащим образом оценить правомочия пользователя, в случае участия его в собрании по доверенности. Делегирование проверки полномочий пользователей электронной площадке влечет необходимость передачи ей персональных данных пользователей, с чем они могут быть не согласны. Кроме того, возникают и риски неправомерного допуска или недопуска участников собрания со стороны сотрудников площадки, не обладающих необходимой юридической компетенцией, например в оценке правомочий доверенностей представителей.

Этап аутентификации пользователя, в т.ч. для целей дальнейшего подтверждения его волеизъявления при голосовании, наоборот является зоной непосредственной ответственности электронной площадки, поскольку именно она выступает стороной по соглашениям об удаленной аутентификации пользователей, заключаемых с ID-сервисами банков и мобильных операторов связи, и именно через ее программно-технический комплекс реализуется связь с такими сервисами для проведения аутентификации.

Нотариальное удостоверение решений собраний ООО

Действующее нормативное регулирование обязательности нотариального удостоверения решений общих собраний участников ООО отличается некоторой путанностью и двусмысленностью.

По общему правилу ст. 67.1 ГК РФ решения общих собраний участников ООО должны быть нотариально удостоверены. При этом не требуют нотариального удостоверения:

• Решения об учреждении юридического лица при его создании.
• Решение о реорганизации путем слияния или присоединения.

Одновременно с общей нормой ст. 67.1 ГК РФ законом об ООО дополнительно выделены ситуации, когда принятие решений собранием участников требует обязательного нотариального удостоверения:

1. Об избрании генерального директора (ст. 40 ФЗ «Об ООО»).
2. Об увеличении уставного капитала (ст. 17 ФЗ «Об ООО»).
3. О заключении договора конвертируемого займа (ст. 19.1 ФЗ «Об ООО»).
4. О включении/исключении из устава положений о неприменении преимущественного права (п. 4 ст. 21 ФЗ «Об ООО»).

Изменения, внесенные в ГК РФ в июне 2021 года:

1. Закрепили помимо нотариального удостоверения возможность использования иных альтернативных способов подтверждения принятия решений общим собранием участников ООО.
2. Дополнили список решений, требующих обязательного нотариального удостоверения, решением об использовании таких альтернативных способов.

Альтернативными способами подтверждения принятия решений участниками ООО могут выступать:

• Подпись протокола собрания всеми или частью участников собрания.
• Использование технических средств, позволяющих достоверно установить факт принятия соответствующих решений (дистанционный формат проведения собраний).
• Иные способы, не противоречащие закону.

Чтобы считаться законными, альтернативные способы подтверждения принятия решений должны быть предусмотрены уставом ООО, либо решением общего собрания участников ООО, принятым единогласно. При этом, как отмечено выше, изменения устава, предусматривающие возможность альтернативных способов подтверждения принятия решений, убирают из дальнейших корпоративных процедур обязательное участие нотариуса, но сами по себе требуют предварительного нотариального удостоверения.

Кроме того, полагаем, что вышеупомянутые вопросы, обязательность нотариального удостоверения которых прямо предусмотрена законом (избрание генерального директора, увеличение уставного капитала и т.д.), должны решаться на собрании, проводимом в присутствии нотариуса вне зависимости от наличия в уставе положений, предусматривающих возможность дистанционного формата собраний.